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Reppisch-Werke AG (RWD)
Bergstrasse 23
CH-8953 Dietikon
Telefon 044 745 68 22
Die vorliegende Datenschutzerklärung ist in einfach verständlicher Sprache abgefasst und verzichtet nach Möglichkeit auf juristische und technische Fachbegriffe.
Bei einem Kontakt oder im Rahmen eines Mietverhältnisses mit der Reppisch-Werke AG (im Folgenden «RWD», «wir» oder «uns») werden i. d. R. auch personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz (DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen. Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen (insbesondere Cookies, siehe dazu unten).
Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns auf.
Die Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung sind die Prinzipien gemäss Art. 5 – 9 DSG («Begriffe und Grundsätze»). Wir bearbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur transparent und zu den jeweils bekanntgegebenen Zwecken. Bei den getroffenen Massnahmen richten wir uns nach der «Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz» des SVIT Schweiz.
Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir angemessene technische Sicherheitsmassnahmen ein und verbessern diese fortlaufend.
Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen Personendaten im Sinn des DSG. Sie umfassen Ihren Namen, Adresse (inkl. Mail-Adresse, Telefonnummer oder sonstige Personendaten, welche Sie im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen mit uns austauschen. Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzelfall und nach entsprechender Einverständniserklärung bearbeitet (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte).
Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den Prozess oder die Ausführung von Mietverträgen erforderlich ist. Die Daten werden nur für diese Zwecke bearbeitet.
Wir weisen Sie im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir unter Umständen auch Personendaten von Dritten über Sie erheben, z. B. Betreibungsauszüge oder auch Referenzauskünfte bei aktuellen Vermietern und Arbeitgebern, die Sie uns bereitstellen. Wir informieren die betroffenen Personen dabei in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen.
Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.
Personendaten von Personen, die mit uns ein Beratungsmandat abgeschlossen haben, können 10 Jahre bis nach Beendigung des Beratungsmandates hinaus aufbewahrt werden. Eine anonymisierte Aufbewahrung und Nutzung bleiben zulässig.
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir auch mit externen Partnern (z. B. IT-Providern) zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG- bzw. die DSGVO-konforme Datenbearbeitung personenbezogener Daten durch diese Dritten als Auftragsbearbeiter.
Datenverarbeitungs-Server mit Ihren personenbezogenen Daten können ihren Standort und Auftragsbearbeiter und deren verwendete Server können ihren Sitz in der Schweiz und in der EU haben. Wir arbeiten jedoch ausschliesslich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG- bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung verpflichten. Sollten Ihre personenbezogenen Daten zu Empfängern ins Ausland übermittelt werden, wo kein adäquater/mit der Schweiz vergleichbarer Datenschutz herrscht, werden wir mit diesen Empfängern adäquate Verträge gemäss den EU-Standardvertragsklauseln mit Anpassungen für die Schweiz abschliessen.
Personendaten in unserem Mieter-Managementsystem umfassen lediglich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen. Die Personendaten werden bis 5 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses hinaus gespeichert und anschliessend gelöscht (Art. 128 OR). Eine anonymisierte Aufbewahrung und Bearbeitung bleiben zulässig.
Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von 1 Jahr ab dem letzten E-Mail-Verkehr in einem Gesprächsverlauf, es sei denn, eine laufende Geschäftsbeziehung oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen machen eine längere Aufbewahrung erforderlich.
Personendaten aus digitalen Kontaktformularen werden innerhalb 1 Monats von unseren Webservern gelöscht. Der weitere Verlauf erfolgt via E-Mail (siehe oben), Telefon oder persönlichen Kontakt.
Personendaten aus Anmeldungen zu und Teilnahme an Veranstaltungen, die wir ausrichten, werden nach spätestens 3 Monaten gelöscht.
Für adressierte Werbesendungen via Briefpost setzen wir Adressen des Mieters ein, die wir gemäss Vertragsbedingungen jeweils einmalig verwenden. Für bezahlte Postings in sozialen Medien (u. a. Instagram) nutzen wir die Kontaktdaten der jeweiligen Anbieter.
Wir wenden in unserem Unternehmen keine automatisierten Einzelentscheidungen für den Vermietungsprozess an.
Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die auf Datenträgern und Cloud-Diensten in der Schweiz oder der EU verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich nach einschlägigen Empfehlungen.
Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir wenden angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz der von Ihnen übermittelten und von uns verwalteten Daten gegen Manipulation, Verlust, Vernichtung und Zugriff durch Dritte an.
Unsere Sicherheitsmassnahmen werden kontinuierlich entsprechend den technischen Entwicklungen optimiert.
Die Webseite umfasst neben der Domain rwd.ch auch projektbezogene Webseiten sowie Dienste von Servicepartnern. Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin.
Wir erheben bei jedem Zugriff auf diese Website (Online-Surfer) automatisch eine Reihe von technischen Daten. Diese sind:
Server-Logfiles werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles erheben wir zum Zweck, die Website administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und abwehren zu können. Server-Logfiles werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT-Dienstleistern) erhoben und ausgewertet.
Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens 6 Monaten gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse bzw. ein serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles länger zu speichern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen.
Jeder Person steht das Recht zu, gem. Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Monaten können wir ein kostendeckendes Entgelt verlangen (gemäss Art. 19 Abs. 2 DSV maximal 300 CHF).
Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausgabe ihrer Personendaten, die sie ihm bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen.
Auskunfts- und Herausgabebegehren sind zu richten an:
Wir behalten uns das Recht der Aktualisierung und Änderung der vorliegenden Datenschutzerklärung vor, um Änderungen an unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder sich ändernden gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Im Falle solcher Änderungen werden wir die geänderte Datenschutzerklärung auf unserer Website veröffentlichen.
Version Juni 2024